Time management – part II

Promiteam în prima parte că o să revin cu impresii după o săptămână de aplicare a celor descoperite la curs. Cum săptămâna care tocmai a trecut a fost una atipică pentru mine nu pot veni cu concluzii despre aplicabilitatea efectivă a cursului. Pot însă puncta câteva dintre ideile principale ale cursului, idei care sper să vă facă o idee cam despre ce a fost vorba.

Bună parte din timpul alocat îndeplinirii unei sarcini este consumat pe identificarea celor mai importante caracteristici ale acesteia. Caracteristici, care pe scurt, ar putea fi schițate ca:

• specificitate – importanța unei sarcini este dată de claritatea și măsurabilitatea acesteia. Trasarea sarcinii trebuie să se facă clar, direct, targetat către un obiectiv direct.
• realism – orice sarcină poate fi mai mult sau mai puțin provocatoare, în funcție de raportarea acesteia la persoana căreia îi este încredințată. O sarcină ușoară atribuită cuiva cu capacități mult peste poate fi la fel de ratată ca o sarcină grea distribuită cuiva incapabil de a-i face față.
• încadrarea în timp – este o foarte importantă caracteristică deoarece fără un termen real de îndeplinire totală probabilitatea de îndeplinire a sarcinii scade vertiginos. Foarte utile sunt și termenele parțiale mai ales combinate cu un instrument de măsurare/verificare a performanțelor obținute până la acel punct.
• verificabilitatea unei sarcini este dată și de capacitatea de a demonstra celor implicați că eforturile depusese se regăsesc în evoluția până la acel anumit nivel a sarcinii respective.
• identificarea – primordial la orice sarcină este determinarea și conștientizarea felului sarcinii: impusă de către superior, decisă împreună cu superiorul/colegul sau asumată de către fiecare în parte.

În principiu, time management-ul presupune:

• luarea unei decizii privind timpul necesar unei sarcini oarecare;
• prioritizarea sarcinilor și alocarea unei cantități de timp direct proporțională cu importanța acestora;
• colectarea informațiilor și/sau documentelor necesare pentru buna îndeplinire a unei sarcini;
• pre-asigurarea că sarcina de îndeplinit este accesibilă.

Principalul adversar și răspunzător pentru o defectuoasă relație time-management este reprezentat de către hoții de timp. Aceștii pot fi de tip extern (sarcini neclare, schimbarea priorităților, prioritizare în conflict, personal nepregătit, cereri ad-hoc, greșelile altora) sau intern (erori în planificare, întâlniri nepregătite, lipsa ascultării active, socializare exagerată, perfecționismul, lipsa asertivității, comunicare deficitară). Importanța acestora este definitorie și caracteristică fiecărui individ în parte. De aceea și metodele prin care se poate lupta împotriva acestor hoți de timp sunt de cele mai multe ori pur personale.

Pentru că, până la urmă, un management al timpului eficient nu se poate învăța efectiv din niciun curs. Pentru că așa cum fiecare este, trebuie să fie, stăpânul propriului timp (și nu doar al celebrului timp liber) tot așa și manager al timpului respectiv nu poate fi decât fiecare în parte. Metodele de aplicare ale diverselor sfaturi generale cu scop direct în eficientizarea folosirii celor 24 de ore zilnice nu pot fi decât proprii și personale. De aceea, vă las ca pe baza ideilor teoretizate de mai sus să vă faceți singuri planuri de manageriat ale timpului niciodată îndeajuns.

PS: pentru cititorii din Prahova, dacă sunteți interesați, am deja în lucru un studiu bazat pe hoții de timp și actuala stare a blogosPHerei,  pe care-l voi publica zilele următoare. Pregătiți-vă să vă asumați responsabilitățile de hoți! Dar nu numai 🙂

PS: Cu un Like pe Facebook toți suntem datori. TU l-ai dat? Mulțumesc!